A Função do Despachante Documentalista
A
FUNÇÃO DO DESPACHANTE DOCUMENTALISTA, ESPECIALISTAS EM PRODUTOS
CONTROLADOS
Os despachantes documentalistas de
produtos controlados devem possuir Credenciamento na Secretaria de Segurança
Pública do Estado de São Paulo e no Conselho Regional de Despachante Documentalista
– CRDD.
Os despachantes são muito úteis tanto
para os Órgãos Fiscalizadores competentes, quanto para as empresas usuárias de
seus serviços.
Aos órgãos Públicos porque alguns
despachantes chegam a ter centenas de clientes em uma única repartição onde
funciona o Setor de Produtos Controlados.
Daí, a facilidade de comunicação,
visto que estes estão em contato com as Delegacias devido seus interesses
quanto as licenças, facilitando o contato e os processos vindo dos despachantes
já veem revisados, com documentos ordenados conforme prevê a legislação e com
as taxas pagas nos valores exatos e outros.
Entretanto, caso falte algum documento
em um processo ou devido novas exigências seja necessário juntar novos
documentos nos processos, o contato é direto, sem ter de enviar correspondências
e demais burocracias necessárias tornando o processo mais rápido.
Alguns desses despachantes estão há
dezenas de anos atuando com produtos controlados e são verdadeiros mestres no
assunto, com conhecimento prático e teórico, o que vem só a somar para o
desempenho do trabalho de fiscalização.
Além de terem em seus quadros de
funcionários, profissionais com conhecimento jurídico, conhecimento químico e
estão sempre atualizadas com novas normas e acabam trazendo muito conhecimento
aos Policias e Agentes que tenham contato com eles.
E as empresas também são contempladas
com as mesmas atribuições, recebem assessória por profissionais no assunto,
como já dito com conhecimento químico, conhecimento jurídico, maneira a
agilizar as rotinas necessárias para montarem os processos de solicitação de
licenças.
Tem facilidade em analisar as
necessidades da empresa, verificando os produtos controlados que utilizam ou
irão utilizar e assim solicitar as licenças necessárias. Tais como de uso, comercio,
transporte, deposito fechado, etc. Providenciando os documentos específicos
para cada aplicação. Inclusive atentando os clientes a recolher as taxas
corretamente para determinada aplicação e os mantendo informados nas
atualizações no segmento de produtos controlados.
Além de
prepararem as empresas para a possível recepção em fiscalização, informando-os
sobre como se comportar em uma fiscalização, tomando ciência do que possa se exigir
e documentos necessários para proceder com a vistoria na empresa. Informando
que os agentes fiscalizadores podem solicitar cópias de documentos, visitar
todas as instalações da empresa que haja produtos químicos ou que sejam
relacionadas a eles, inclusive tirar fotos e colher informações de funcionários
que estejam no local.
O
Conselho Regional de
Despachante Documentalista – CRDD, em seu site oficial, traz algumas das
inúmeras funções dos despachantes documentalistas: [1]
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A - Executar serviços para os clientes junto a órgãos e entidades
competentes |
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Solicitar documentos pessoais (CIC, RG, CNH, Passaporte) Solicitar documentos de pessoas jurídicas Solicitar documentos de bens móveis veículos Terrestres, embarcações,
aeronaves) Solicitar documentos de bens imóveis (certidões, registros e
averbações) Solicitar alvarás e licenças para diversos fins Solicitar laudos diversos (perícias, vistorias e avaliações) Legalizar documentos de estrangeiros Solicitar certificações de procedência e qualidade Registrar produtos Registrar marcas, patentes e desenho industrial Solicitar homologações de atos Efetuar inscrições, alterações e baixas em registros e cadastros |
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B - Gerenciar serviços e atividades do cliente |
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Gerenciar arquivo de dados e documentos do cliente Monitorar datas de vencimento de documentos dos clientes Assessorar o cliente em assuntos específicos, com embasamento legal Pleitear a regularização de documentos Desentranhar processos Desembaraçar processos Defender verbalmente o cliente Recorrer de decisões administrativas |
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C - Providenciar a solicitação de documentos |
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Preparar os documentos Redigir requerimentos Providenciar a expedição de documentos Montar o processo Direcionar cliente e processo ao órgão competente Protocolizar o requerimento Acompanhar a tramitação de processo Retirar os documentos Conferir a exatidão dos documentos Entregar os documentos Elaborar documentos |
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D - Regularizar débitos e créditos |
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Apurar impostos, taxas e emolumentos Preencher guias e formulários Pagar impostos, taxas e emolumentos Pedir baixa dos débitos Requerer a certidão negativa de débitos Interpor defesas e recursos Requerer suspensão de impostos, taxas e contribuições Requerer parcelamento de débitos Requerer cancelamento de débitos e dívidas Requerer restituição de indébitos Requerer substituição dos meios de Pagamento de debito Apurar créditos Requerer a isenção de impostos, taxas e emolumentos Requerer indenizações, seguros, pecúlios e pensões Requerer o reconhecimento de imunidade |
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E - Instruir processos |
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Planejar o trabalho Pesquisar informações Analisar informações Consolidar as informações Classificar documentos Documentar o processo Relatar o processo Formalizar o processo Atualizar a documentação legal da empresa |
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F - Gerir sua empresa |
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Controlar custos usando planilha Implementar métodos de trabalho Equipar a empresa Selecionar o local da empresa Coordenar equipe de trabalho Zelar pela aparência e funcionalidade do ambiente de trabalho Estabelecer procedimentos de trabalho Orientar os funcionários sobre sua apresentação pessoal Atualizar a documentação legal da empresa e dos funcionários Cumprir estratégias de marketing Fixar honorários Estabelecer horários de funcionamento da empresa Adotar padrões de controle de qualidade Controlar a qualidade de procedimentos padrão |
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G - Comunicar-se |
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Telefonar aos clientes Enviar fax e e-mail Visitar clientes Enviar comunicação registrada Produzir boletins informativos Distribuir propaganda Veicular anúncios em jornais e periódicos Divulgar serviços por mala direta Divulgar serviços por rádio ou televisão Colocar página na Internet |
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H - Desenvolver novos campos de atividade profissional |
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Identificar possíveis serviços Desenvolver projetos de atuação profissional Atuar preventivamente frente às alterações concretas e possíveis Negociar a implantação de serviços Dialogar com órgãos públicos sobre o aperfeiçoamento de serviços Firmar parcerias no mercado interno e externo |
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I - Demonstrar competências pessoais: |
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Agir eticamente Atualizar-se quanto à métodos e ferramentas de trabalho Agir com profissionalismo Ter conhecimentos técnicos e jurídicos Falar outros idiomas Expressar-se com clareza Guardar o sigilo profissional Trajar-se adequadamente Tratar com urbanidade funcionários públicos, clientes e concorrência Redirecionar suas atividades para novas áreas Aperfeiçoar-se continuamente Qualificar-se para novas oportunidades de trabalho Conquistar e manter clientela Administrar crises Manter clientela |
[1] Conselho
Regional de Despachante Documentalista – CRDD. Disponível em: <http://www.crddsp.org.br/crddsp/CBO.aspx>