SENADO REGULAMENTA A PROFISSÃO DE DESPACHANTE DOCUMENTALISTA
SENADO REGULAMENTA A PROFISSÃO DE DESPACHANTE DOCUMENTALISTA
Documentalista Despachante é o profissional que acompanha processos em órgãos públicos
O Senado aprovou dia 28/11/2021 a regulamentação da profissão de despachante documentalista. O projeto de lei referente ao tema foi aprovado pela Câmara dos Deputados e agora segue para sanção presidencial.
O Despachante Documentalista é o profissional responsável por acompanhar a tramitação de processos e procedimentos de terceiros em órgãos públicos. Da mesma maneira, deve cumprir diligências, anexar documentos, prestar esclarecimentos, solicitar informações e relatórios, bem como executar todos os atos pertinentes e necessários à mediação ou à representação.
Segundo o relator do PL no Senado, Otto Alencar (PSD-BA), o despachante documentalista “atua, majoritariamente, na desburocratização da vida do cidadão brasileiro em seus afazeres junto à administração pública de qualquer dos entes federados”. Na avaliação do relator, esse profissional poupa o tempo de seus clientes e previne a existência de conflitos evitáveis entre a administração pública e aqueles que o profissional está representando.
Pelo texto aprovado, para exercer a profissão será obrigatório estar registrado no Conselho Federal ou nos Conselhos Regionais dos Despachantes Documentalistas, constituídos pela Lei 10.602, de 2002). O profissional terá que ser maior de 18 anos ou emancipado, e graduado em curso tecnológico de despachante documentalista, reconhecido pela legislação.
Os despachantes são muito úteis tanto para os Órgãos Fiscalizadores competentes, quanto para as empresas usuárias de seus serviços.
Aos órgãos Públicos porque alguns despachantes chegam a ter centenas de clientes em uma única repartição onde funciona o Setor de Produtos Controlados.
Daí, a facilidade de comunicação, visto que estes estão em contato com as Delegacias devido seus interesses quanto as licenças, facilitando o contato e os processos vindo dos despachantes já veem revisados, com documentos ordenados conforme prevê a legislação e com as taxas pagas nos valores exatos e outros.
Entretanto, caso falte algum documento em um processo ou devido novas exigências seja necessário juntar novos documentos nos processos, o contato é direto, sem ter de enviar correspondências e demais burocracias necessárias tornando o processo mais rápido.
Alguns desses despachantes estão há dezenas de anos atuando com produtos controlados e são verdadeiros mestres no assunto, com conhecimento prático e teórico, o que vem só a somar para o desempenho do trabalho de fiscalização.
Além de terem em seus quadros de funcionários, profissionais com conhecimento jurídico, conhecimento químico e estão sempre atualizadas com novas normas e acabam trazendo muito conhecimento aos Policias e Agentes que tenham contato com eles.
E as empresas também são contempladas com as mesmas atribuições, recebem assessória por profissionais no assunto, como já dito com conhecimento químico, conhecimento jurídico, maneira a agilizar as rotinas necessárias para montarem os processos de solicitação de licenças.
Tem facilidade em analisar as necessidades da empresa, verificando os produtos controlados que utilizam ou irão utilizar e assim solicitar as licenças necessárias. Tais como de uso, comercio, transporte, deposito fechado, etc. Providenciando os documentos específicos para cada aplicação. Inclusive atentando os clientes a recolher as taxas corretamente para determinada aplicação e os mantendo informados nas atualizações no segmento de produtos controlados.
Além de prepararem as empresas para a possível recepção em fiscalização, informando-os sobre como se comportar em uma fiscalização, tomando ciência do que possa se exigir e documentos necessários para proceder com a vistoria na empresa. Informando que os agentes fiscalizadores podem solicitar cópias de documentos, visitar todas as instalações da empresa que haja produtos químicos ou que sejam relacionadas a eles, inclusive tirar fotos e colher informações de funcionários que estejam no local.
O Conselho Regional de Despachante Documentalista – CRDD, em seu site oficial, traz algumas das inúmeras funções dos despachantes documentalistas: [1]
A - Executar serviços para os clientes junto a órgãos e entidades competentes
Solicitar documentos pessoais (CIC, RG, CNH, Passaporte)
Solicitar documentos de pessoas jurídicas
Solicitar documentos de bens móveis veículos Terrestres, embarcações, aeronaves)
Solicitar documentos de bens imóveis (certidões, registros e averbações)
Solicitar alvarás e licenças para diversos fins
Solicitar laudos diversos (perícias, vistorias e avaliações)
Legalizar documentos de estrangeiros
Solicitar certificações de procedência e qualidade
Registrar produtos
Registrar marcas, patentes e desenho industrial
Solicitar homologações de atos
Efetuar inscrições, alterações e baixas em registros e cadastros
B - Gerenciar serviços e atividades do cliente
Gerenciar arquivo de dados e documentos do cliente
Monitorar datas de vencimento de documentos dos clientes
Assessorar o cliente em assuntos específicos, com embasamento legal
Pleitear a regularização de documentos
Desentranhar processos
Desembaraçar processos
Defender verbalmente o cliente
Recorrer de decisões administrativas
C - Providenciar a solicitação de documentos
Preparar os documentos
Redigir requerimentos
Providenciar a expedição de documentos
Montar o processo
Direcionar cliente e processo ao órgão competente
Protocolizar o requerimento
Acompanhar a tramitação de processo
Retirar os documentos
Conferir a exatidão dos documentos
Entregar os documentos
Elaborar documentos
D - Regularizar débitos e créditos
Apurar impostos, taxas e emolumentos
Preencher guias e formulários
Pagar impostos, taxas e emolumentos
Pedir baixa dos débitos
Requerer a certidão negativa de débitos
Interpor defesas e recursos
Requerer suspensão de impostos, taxas e contribuições
Requerer parcelamento de débitos
Requerer cancelamento de débitos e dívidas
Requerer restituição de indébitos
Requerer substituição dos meios de Pagamento de debito
Apurar créditos
Requerer a isenção de impostos, taxas e emolumentos
Requerer indenizações, seguros, pecúlios e pensões
Requerer o reconhecimento de imunidade
E - Instruir processos
Planejar o trabalho
Pesquisar informações
Analisar informações
Consolidar as informações
Classificar documentos
Documentar o processo
Relatar o processo
Formalizar o processo
Atualizar a documentação legal da empresa
F - Gerir sua empresa
Controlar custos usando planilha
Implementar métodos de trabalho
Equipar a empresa
Selecionar o local da empresa
Coordenar equipe de trabalho
Zelar pela aparência e funcionalidade do ambiente de trabalho
Estabelecer procedimentos de trabalho
Orientar os funcionários sobre sua apresentação pessoal
Atualizar a documentação legal da empresa e dos funcionários
Cumprir estratégias de marketing
Fixar honorários
Estabelecer horários de funcionamento da empresa
Adotar padrões de controle de qualidade
Controlar a qualidade de procedimentos padrão
G - Comunicar-se
Telefonar aos clientes
Enviar fax e e-mail
Visitar clientes
Enviar comunicação registrada
Produzir boletins informativos
Distribuir propaganda
Veicular anúncios em jornais e periódicos
Divulgar serviços por mala direta
Divulgar serviços por rádio ou televisão
Colocar página na Internet
H - Desenvolver novos campos de atividade profissional
Identificar possíveis serviços
Desenvolver projetos de atuação profissional
Atuar preventivamente frente às alterações concretas e possíveis
Negociar a implantação de serviços
Dialogar com órgãos públicos sobre o aperfeiçoamento de serviços
Firmar parcerias no mercado interno e externo
I - Demonstrar competências pessoais:
Agir eticamente
Atualizar-se quanto à métodos e ferramentas de trabalho
Agir com profissionalismo
Ter conhecimentos técnicos e jurídicos
Falar outros idiomas
Expressar-se com clareza
Guardar o sigilo profissional
Trajar-se adequadamente
Tratar com urbanidade funcionários públicos, clientes e concorrência
Redirecionar suas atividades para novas áreas
Aperfeiçoar-se continuamente
Qualificar-se para novas oportunidades de trabalho
Conquistar e manter clientela
Administrar crises
Manter clientela